Che cos’è una relazione

Una relazione è un testo di carattere prevalentemente tecnico, in genere strutturato secondo un formato comune, spesso codificato, in modo da facilitarne la lettura e la comprensione, nonché la trasmissione del suo contenuto informativo.

Le convenzioni che sottostanno alla struttura del testo sono tese a mettere in luce non soltanto le informazioni contenute nel testo, ma anche il modo in cui esse sono state raccolte e trattate.

Quali che siano lo scopo e l’oggetto della relazione, è opportuno progettarla accuratamente, presentare il materiale e le argomentazioni in modo ordinato e utilizzare un linguaggio semplice e chiaro. Per questo, è spesso utile adottare uno dei formati usati più comunemente.

Fasi della preparazione di una relazione

Scrivere una relazione comporta le seguenti fasi:

Definire il contenuto

Quale tesi volete presentare nella vostra relazione? Con quali argomentazioni la volete sostenere? Definire gli obiettivi aiuta a comunicare con maggiore chiarezza, ma anche a essere più selettivi nel raccogliere e presentare le informazioni.

Pianificare il lavoro

Pianificare è essenziale per dedicare tempo sufficiente a ciascuna delle fasi del lavoro e per produrre una relazione chiara, concisa ed efficace.

Iniziate considerando la relazione nel suo complesso, ma poi strutturatela in fasi. Destinate a ciascuna un tempo sufficiente (assegnatevi delle scadenze!).

È utile stendere innanzitutto la “scaletta”, articolata per punti.

La raccolta e la selezione delle informazioni statistiche e la revisione finale sono le fasi che generalmente assorbono più tempo.

Raccogliere le informazioni

È opportuno iniziare ponendosi una serie di domande:

In genere, parte delle informazioni rilevanti è già disponibile, come risultato di un’attività di ricerca preesistente. Però è probabile che si debba integrarle con altre informazioni, utili a presentare la letteratura in materia o il risultato di altri studi. Per consultare queste fonti sono necessarie ricerche in biblioteca e sul web, ma è spesso anche opportuno cercare i suggerimenti di ricercatori più esperti. Anche in questo caso, è opportuno prepararsi una lista delle informazioni da raccogliere e un calendario delle attività.

Organizzare e strutturare le informazioni

Ci sono molti modi per organizzare e strutturare le informazioni. Ad esempio, sono molto utili i “diagrammi a ragno”:

Seguendo questo procedimento, dovreste essere in grado di veder emergere la struttura della relazione.

Strutturare la relazione

Ci sono molti modi per strutturare una relazione, a seconda degli scopi e dei contenuti. Per questo, se possibile, è utile concordare la struttura con il committente o il destinatario della relazione (nel caso si stia scrivendo per una rivista scientifica, si può analizzare come sono scritti gli altri articoli).

In ogni caso, di norma una relazione contiene le seguenti parti:

Titolo

Il titolo della relazione deve dare già un’indicazione precisa dei contenuti.

Oltre al titolo, vanno indicati il nome dell’autore (o i loro nomi, nel caso di una relazione a più mani), la struttura di appartenenza (il nome e la classe di una scuola, il corso e la facoltà di un’università, l’ufficio e il nome di un’istituzione o di un’impresa, l’indirizzo di posta elettronica) e la data.

Ringraziamenti e riconoscimenti

È buona norma ringraziare coloro che hanno offerto il loro aiuto nella stesura della relazione, guidandoci, indirizzandoci verso fonti o articoli in letteratura, suggerendoci metodi o elaborazioni, ecc.: per esempio, insegnanti, bibliotecari, colleghi con cui si sono avute discussioni utili, tecnici e informatici, e così via.

Indice

È opportuno includere tutti i capitoli e i paragrafi nei quali la relazione si articola, indicando il numero di pagina in cui cominciano.

Tabelle, grafici e figure vanno elencati separatamente, con un titolo appropriato che ne indichi chiaramente il contenuto (“Indice delle tabelle”, “Indice delle figure”) e il numero di pagina in cui compaiono.

Sommario

Si tratta di scrivere un breve paragrafo (spesso, ma non sempre, viene stabilita una lunghezza massima) con il sommario della relazione. Deve contenere la descrizione dell’argomento trattato, le metodologie utilizzate, le principali conclusioni raggiunte e le eventuali raccomandazioni.

Deve essere conciso, ricco di informazioni e indipendente dalla relazione stessa.

È buona regola scriverlo alla fine, dopo avere steso il corpo della relazione.

Introduzione

È dedicata a esporre il contesto e gli obiettivi della relazione.

Presentate chiaramente gli obiettivi che vi siete prefissi, definite i limiti dell’esposizione, illustrate brevemente i metodi d’indagine e di elaborazione, descrivete in sintesi lo stato dell’arte delle ricerche pertinenti la materia trattata, prospettate gli sviluppi futuri del lavoro.

Metodologia

Questa parte è dedicata all’illustrazione delle metodologie adottate nel lavoro alla base della relazione, e più in generale al modo in cui la ricerca è stata condotta.

In che modo sono stati raccolti i dati? Sono stati utilizzati dei questionari o delle interviste dirette? Quali fonti sono state consultate e utilizzate? Quali analisi sono state condotte? Come sono stati sintetizzati i dati? Quali indicatori sono stati costruiti?

Presentate questi elementi in modo chiaro e conciso.

Risultati

Nel presentare i risultati empirici del lavoro, la chiarezza è essenziale.

Una presentazione non chiara rende difficile l’interpretazione dei risultati per il lettore. Anche elaborazioni e argomentazioni complesse possono essere rese più facilmente comprensibili procedendo passo passo, per passaggi logici.

Questo esercizio permetterà anche di verificare se l’argomentazione che avete sviluppato procede logicamente, o se invece avete commesso degli errori concettuali o se ci sono delle parti deboli.

La presentazione dei risultati è la parte della relazione in cui testo, tabelle e figure dovranno essere integrate. In particolare, è opportuno verificare se:

Ricordate questa regola generale: se dovete citare soltanto alcune informazioni numeriche (4-5 e comunque meno di 10), non è in genere opportuno introdurre una tabella, salvo che nel testo si citino quelle essenziali e la tabella le dettagli. Il ricorso alle tabelle è appropriato per presentare tra una ventina e un centinaio di dati. Al di sopra di questo numero, è di solito più indicato un grafico o una figura.

Discussione critica

Questa è la parte della relazione in cui analizzare e interpretare i risultati del lavoro.

Il collegamento tra le parti di analisi e di interpretazione e i risultati empirici deve essere diretto: le informazioni quantitative presentate devono avere rilevanza specifica per la trattazione. In sede di revisione è opportuno verificare attentamente questi collegamenti e, se necessario, integrare le informazioni presentate o riformulare le analisi e le interpretazioni.

Individuate i punti essenziali della vostra argomentazione e ordinateli in una sequenza logica. Suggerite spiegazioni convincenti dei risultati ottenuti.

Presentate con onestà le difficoltà incontrate e mettete in chiaro i limiti di validità tanto dei risultati quanto delle interpretazioni.

Anticipate le possibili obiezioni e confutatele con chiarezza e serenità.

Se sull’argomento ci sono teorie o interpretazioni in contrasto con quella sostenuta nella relazione, non occultatele, ma presentatele in modo equanime, esponendo i motivi per i quali vi sembra preferibile quella cui aderite.

Conclusioni

Questa parte deve tirare le somme, sintetizzare le principali conclusioni del lavoro ed, eventualmente, presentare suggerimenti e raccomandazioni.

Deve essere scritta in linguaggio particolarmente chiaro e non deve mai presentare informazioni nuove rispetto a quelle esposte nelle parti precedenti.

Riferimenti bibliografici

Vanno presentati qui – in ordine alfabetico per cognome dell’autore – i riferimenti a tutti i lavori (articoli, libri, fonti di dati, eccetera) citati nella relazione.

Ci sono degli standard precisi per le citazioni bibliografiche. Si può fare riferimento, ad esempio, a quelli correntemente utilizzati dall’Istat.

In ogni caso, ogni riferimento deve contenere questi elementi:

Assicuratevi di aver riportato in bibliografia tutti i testi cui si fa riferimento nella relazione e controllate che tutti i rimandi siano accurati.

Appendici

Le appendici servono a presentare materiale aggiuntivo, collegato all’argomento della relazione, ma non essenziale allo svolgimento logico dell’argomentazione. Al lettore viene offerta la possibilità di consultarlo, ma la relazione deve essere completa ed esauriente a prescindere dalla lettura dell’appendice.

In appendice possono essere presentati dati ulteriori o più dettagliati, un glossario dei termini utilizzati e qualsiasi altra informazione che potrebbe essere utile al lettore.

Stile di scrittura

Forma impersonale

In italiano, nei testi scientifici si usa in genere una forma impersonale: “si raccomanda la lettura…”, piuttosto che “raccomando la lettura…”.

Scrivere in questo modo non è agevole, e richiede un po’ di pratica. In ogni caso è opportuno evitare di infilarsi in complesse acrobazie lessicali. A volte, conviene formulare una prima stesura del testo senza preoccuparsi troppo dello stile (ma ponendo sempre attenzione al concatenamento logico del discorso e delle singole frasi), e migliorare stile e leggibilità durante la revisione.

È consentito l’uso del plurale (“noi” invece che “io”), che ha il vantaggio di essere più coinvolgente nei confronti del lettore, a costo di apparire pomposo.

In materia di stile, in ogni caso, ricordate che ogni legge ammette eccezioni.

Evitate per quanto possibile le forme passive, che appesantiscono inutilmente il testo: “i consumi delle famiglie sostengono la ripresa” e non “la ripresa è sostenuta dai consumi delle famiglie”.

Semplicità

Evitate un linguaggio complesso o involuto. Se l’obiettivo della relazione è quello di riassumere, giustificare e convincere, il messaggio deve emergere con forza e chiarezza. Al centro di una relazione che utilizza o presenta dati statistici ci deve essere l’illustrazione quantitativa dei fatti rilevanti: le frasi lunghe e complesse nuocciono alla presentazione.

Riducete al minimo necessario anche l’uso di “tecnicismi”, che rendono il testo di difficile comprensione persino per il lettore più ferrato.

Usate con parsimonia le abbreviazioni, e limitatevi a quelle di uso più comune. È comunque buona norma corredare il testo con un glossario delle abbreviazioni utilizzate (in appendice). L’uso dei programmi di elaborazione dei testi rende superfluo il ricorso alla maggior parte delle abbreviazioni, il cui scopo principale è quello di permettere di scrivere più rapidamente.

Uso del linguaggio

Nelle relazioni di carattere scientifico vanno evitati per quanto possibile i giudizi di valore: per “giudizi di valore” intendiamo qui le vostre opinioni o convinzioni che non sono direttamente corroborate dai dati e dalle informazioni quantitative presentate nella relazione stessa.

Naturalmente, nella relazione è inevitabile, anzi indispensabile, presentare la vostra interpretazione dei risultati dell’analisi. È necessario, però, che la presentazione dei risultati e la loro discussione e interpretazione siano tenute ben separate, anche a costo di essere un po’ pedanti. La struttura della relazione consigliata in precedenza – che tiene distinti gli aspetti metodologici, la presentazione dei risultati e la discussione critica – aiuta a non trarre in inganno il lettore.

Una forma meno grave, ma non meno irritante, di giudizio di valore consiste nell’uso fantasioso o enfatico del linguaggio, soprattutto nell’aggettivazione. Utilizzate soltanto gli aggettivi necessari alla comprensione del testo. Evitate quelli dettati da una concezione inopportuna del “bello scrivere”: in una relazione di carattere scientifico o tecnico non c’è spazio, in genere, per frasi a effetto (“una dinamica deludente”, “una prestazione eccezionale”, “una contrazione drammatica”, “un risultato stupefacente”, …).

Soprattutto nelle relazioni illustrate da tabelle e figure, sono frequenti frasi introduttive del tipo: “la tabella x.x mostra…”, “analizzando il grafico y.y…”, “come si evince dalla figura z.z…”. È di gran lunga preferibile entrare direttamente nel merito e richiamare la tabella o la figura tra parentesi (in fin dei conti, se avete riportato quella tabella o quella figura è perché la ritenete efficace per presentare quel determinato risultato quantitativo!): “Tra il 1999 e il 2004 il reddito è cresciuto del 2,4 per cento all’anno (tabella x.x)”.

Limitate il ricorso al condizionale o a espressioni dubitative soltanto ai casi in cui un determinato risultato o la sua interpretazione sono discutibili e non ve la sentite di sostenerli con decisione; ma, in questo caso, dovreste anche chiedervi se è necessario e opportuno presentarli nella relazione.

Le virgolette servono per fare una citazione nel testo o per denotare il significato tecnico o particolare di un’espressione o di un termine; evitate di usarle per prendere le distanze da un’affermazione che fate voi stessi (in inglese, quest’uso delle virgolette si chiama “scare quotes”, virgolette della paura).

Struttura della relazione

In genere, si adotta una numerazione decimale dei paragrafi e dei sotto-paragrafi in cui è articolato il testo.

Per esempio:

1. Introduzione

2. Metodologia

2.1 Primo sotto-paragrafo della metodologia

2.2 Secondo sotto-paragrafo della metodologia

3. Risultati

4. Discussione critica

5. Conclusioni

Lo scopo di questa articolazione gerarchica è quello di agevolare, nel lettore, la comprensione della struttura della relazione. È consentito articolare ulteriormente in livelli, ma in genere non è opportuno spingersi oltre il terzo; i livelli successivi nuocciono alla comprensione della struttura.

Presentazione del testo e consigli tipografici

Di norma, molti aspetti relativi alla presentazione del testo e alle convenzioni tipografiche da utilizzare sono fornite dal committente (ad esempio, dalla redazione del periodico per il quale vi accingete a scrivere). Attenetevi alle regole della casa, quando queste esistono e sono esplicite. Non esitate a chiedere chiarimenti se qualche cosa non vi è chiara.

In ogni caso, i consigli che seguono possono essere applicati qualora non vi siano state offerte indicazioni diverse e contribuiscono comunque a rendere più leggibile una relazione:

Revisione e stesura finale

Se avete tempo, a questo punto vi conviene lasciar riposare la vostra relazione per un paio di giorni, prima di riprenderla in mano per la revisione e la stesura finale. In questo modo, potrete rivedere la stesura in modo più distaccato e critico e procedere più efficacemente agli ultimi controlli.

 La revisione dovrà prendere in considerazione gli aspetti relativi a:

Ponete sempre la massima attenzione alla precisione e alla chiarezza.

La lista di controllo riportata nel seguito può esservi utile, anche se non deve essere considerata né onnicomprensiva né prescrittiva:

Titolo

Ringraziamenti e riconoscimenti

Indice

Sommario

Introduzione

Metodologia

Risultati

Discussione critica

Conclusioni

Riferimenti bibliografici

Appendici

Stile di scrittura

Struttura delle relazione

Presentazione del testo

In conclusione